Video- und Webkonferenzen

Video- und Webkonferenzen werden immer wichtiger für die erfolgreiche Zusammenarbeit am AIP und darüber hinaus. Wir vom IT-Service unterstützen dafür mehrere Systeme:

• Nutzung des DFNconf-Dienstes, bereitgestellt vom Deutschen Forschungsnetz DFN.
• AIP-eigenes Webkonferenzsystem "BigBlueButton"
• zentral verwaltete Zugänge zum kommerziellen Webkonferenz-Anbieter "Zoom"

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Veranstaltung mit einem der angebotenen Dienste organisieren wollen und noch keine Zugangsdaten dafür erhalten haben!

Für viele Veranstaltungen reicht ein Arbeitsplatz-Rechner oder ein mobiles Gerät mit Mikrofon/Lautsprecher bzw. einem Headset und ggf. einer Kamera aus. Bei einigen Systemen empfiehlt sich die Installation eines Softwareclients (bspw. Pexip, LifeSize, Zoom-Client) auf dem Endgerät. Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail an support@aip.de, wenn ein solcher Client auf einem zentral verwalteten Endgerät installiert werden soll. Für die Durchführung von browserbasierten Webkonferenzen empfehlen wir die Benutzung des Browsers "Google Chrome".

Für hybride Veranstaltungen mit Nutzung eines Besprechungsraumes stellen wir auch die benötigte Hardware bereit:

• Standalone-Videokonferenzsysteme
• Konferenz-Telefone
• Kamera/Audio-Kombinationsgeräte für Web-Konferenzen.

Hinweise für die Organisatoren von Webkonferenzen

Der/die Organisator*in einer Webkonferenz, auch als Moderator oder "Host" bekannt, trägt besondere Verantwortung für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Insbesondere sollte er/sie auf die Einhaltung der Datenschutz-Regeln achten und den Zugang unberechtigter Personen zu einer Veranstaltung unterbinden. Insbesondere muss für die Aufzeichnung einer Veranstaltung die Zustimmung aller Beteiligten eingeholt und dokumentiert werden.

Je nach verwendetem System übernimmt der/die Organisator*in die entsprechende Rolle durch Anmeldung am System (BigBlueButton, zoom.us) oder durch Eingabe einer entsprechenden PIN beim Zutritt zu einer Veranstaltung (DFNconf).

Bei der Organisation einer Veranstaltung kann der/die Organisator*in diverse sicherheitsrelevante Einstellungen vornehmen. Wir empfehlen die Verwendung eines "Warteraums", aus welchem Teilnehmer*innen durch den/die Organisator*in zur Veranstaltung zugelassen werden, und eines Kenncodes für jede Veranstaltung.

Hinweise für Teilnehmende an Video- und Webkonferenzen

Standalone-Videokonferenzsysteme

Um sich mit einem Standalone-Videokonferenzsystem zu einer Videokonferenz zu verbinden wählen Sie am Videokonferenzgerät die H.323 Konferenznummer.

Beispiel einer H.323 Konferenznummer: 0049100979XXXXX

Konferenztelefone

Bei Konferenztelefonen erfolgt die Einwahl in die Konferenz ebenfalls durch Eingabe der Konferenznummer direkt am jeweiligen Telefon. Sie können sich auch mit Ihrem Arbeitsplatz- oder Mobiltelefon in die Konferenz einwählen.

Beispiel einer Telefonkonferenznummer: +49 030 200979XXXXX

Webkonferenzen

Auch Teilnehmende tragen einen Teil der Verantwortung für den Erfolg und die korrekte Durchführung einer Webkonferenz. So müssen sie ggf. einen geeigneten Software-Client und/oder Webbrowser auf ihrem Endgerät installiert haben und über Grundkenntnisse zur Arbeitsweise in einer Webkonferenz verfügen.

Wenn Sie zu einer Webkonferenz eingeladen werden, beachten Sie bitte auch die "Einschätzung der Dienste Dritter hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit" auf den Intranet-Seiten des AIP.

Für browserbasierte Webkonferenzen empfehlen wir den Webbrowser "Google Chrome", da dieser die verwendeten Audio- und Video-Formate vergleichsweise gut unterstützt..